Politique de confidentialité

La collecte de renseignements personnels constitue la première étape du cycle de vie des renseignements personnels. Dans le cadre de ses activités, VirtuaSanté recueille uniquement les renseignements nécessaires à la prestation de ses services, à la constitution de votre dossier de santé et au respect de ses obligations professionnelles et légales.

Lors de votre réservation en ligne, VirtuaSanté obtient votre consentement à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements personnels (nom, coordonnées, date de naissance) aux fins de la gestion de votre rendez-vous.

Lors de votre première visite, VirtuaSanté obtient votre consentement à la collecte, à l’utilisation et, au besoin, à la communication de vos renseignements personnels aux fins de la prestation de ses services et de la gestion de votre dossier.

Ce consentement demeure valide pour la durée nécessaire à la réalisation de ces fins, sous réserve de votre droit de le retirer en tout temps.

VirtuaSanté sollicitera votre consentement pour toute utilisation ou communication de vos renseignements personnels qui n’est pas déjà couverte par ce consentement ou qui n’est pas autrement autorisée par la loi.

VirtuaSanté s’engage à utiliser les renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Dans le cadre de ses activités, VirtuaSanté peut faire appel à des fournisseurs de services technologiques qui hébergent ou traitent des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, notamment ailleurs au Canada ou aux États-Unis. C’est notamment le cas de Cal.com et de Stripe.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou de confier à une personne ou à un organisme situé à l’extérieur du Québec la tâche de recueillir, d’utiliser, de communiquer ou de conserver de tels renseignements pour son compte, VirtuaSanté effectue une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), conformément à la Loi. Cette évaluation vise notamment à tenir compte de la protection offerte par le territoire concerné, des mesures de sécurité applicables et des garanties offertes par le fournisseur.

VirtuaSanté limite les renseignements transférés à ceux qui sont nécessaires et met en place, lorsque requis, les mesures contractuelles, technologiques et organisationnelles appropriées afin d’assurer leur protection.

Nous utilisons vos renseignements personnels afin de :

• Gérer la prise de rendez-vous;
• Fournir les services de santé et assurer le suivi des soins;
• Gérer la facturation et les paiements;
• Communiquer avec vous relativement à vos services, à votre dossier et à vos rendez-vous;
• Assurer la gestion administrative de nos activités;
• Respecter nos obligations légales et professionnelles.

Avec votre consentement, nous pouvons également utiliser vos coordonnées pour vous transmettre des communications à caractère promotionnel, notamment des infolettres, sondages, promotions ou offres spéciales. Vous pouvez retirer votre consentement à recevoir ces communications en tout temps.

Nous pouvons également utiliser certains renseignements, lorsque permis par la loi, à des fins d’analyse, de recherche ou d’amélioration de la qualité de nos services. Les renseignements utilisés à ces fins sont limités à ce qui est nécessaire.

Les renseignements relatifs à votre dossier de santé sont conservés pendant la durée prévue par les lois et les règles professionnelles applicables, notamment celles de l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec.

Les renseignements liés à la facturation et aux dossiers financiers sont conservés pendant la période prévue par les lois applicables, notamment la période de cinq ans lorsque celle-ci s’applique.

À l’expiration des périodes de conservation applicables, les renseignements personnels sont détruits ou anonymisés de façon sécuritaire, conformément aux exigences applicables.

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires et que leur période de conservation applicable est expirée, VirtuaSanté prend les mesures nécessaires afin de les détruire de façon sécuritaire.

Les documents papier contenant des renseignements personnels sont notamment détruits au moyen d’une déchiqueteuse ou par tout autre moyen assurant leur destruction sécuritaire.

VirtuaSanté met en place des mesures physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger les renseignements personnels contre les incidents de confidentialité.

Un incident de confidentialité peut notamment survenir lorsqu’un renseignement personnel est consulté, utilisé, communiqué ou perdu sans autorisation.

Par exemple :

• Un membre du personnel consulte un renseignement personnel sans autorisation;
• Un renseignement personnel est communiqué au mauvais destinataire;
• L’organisation est victime d’une cyberattaque, notamment d’hameçonnage ou de rançongiciel.

Lorsqu’un incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, VirtuaSanté prend les mesures prévues par la loi, notamment l’évaluation du risque, la tenue d’un registre et, lorsque requis, la notification de la Commission d’accès à l’information et des personnes concernées.

VirtuaSanté prend également les mesures nécessaires afin de réduire les risques et d’éviter qu’un incident similaire ne se reproduise.

Pour signaler un incident ou poser une question concernant la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées à l’article 1.

Vous disposez notamment des droits suivants, sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi :

• Accès : demander si VirtuaSanté détient des renseignements personnels vous concernant et, le cas échéant, demander d’y avoir accès;
• Rectification : demander la correction de renseignements personnels inexacts, incomplets ou équivoques;
• Retrait du consentement : retirer votre consentement lorsque le traitement de vos renseignements repose sur celui-ci. Le retrait peut toutefois avoir une incidence sur notre capacité à vous fournir certains services;
• Restriction de l’accès : demander, lorsque permis par la loi, qu’un intervenant particulier ou une catégorie d’intervenants ne puisse avoir accès à certains renseignements que vous identifiez;
• Plainte : adresser une plainte au responsable de la protection des renseignements personnels de VirtuaSanté ou, lorsque vous le souhaitez, à la Commission d’accès à l’information du Québec;
• Portabilité : demander, dans les circonstances prévues par la loi, que certains renseignements personnels informatisés vous concernant soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé ou soient transmis à une autre organisation.